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Invio schedine alloggiati: tutto quello che c’è da sapere

28/03/2022

L’invio delle schedine alloggiati al Portale della Polizia di Stato rappresenta, oggigiorno, una mansione che ogni gestore di strutture ricettive deve comprendere nella sua checklist di attività quotidiana. Nel presente articolo andremo a capire innanzitutto cosa sono le schedine alloggiati e a cosa servono; quali sono le caratteristiche del Portale Alloggiati  - che è stato completamente rinnovato a partire dal gennaio 2022; qual è la normativa che ne scandisce le regole e, infine, come poterle inviare nel modo più rapido e conveniente.

Cosa sono le schedine alloggiati: la normativa
Le schedine alloggiati sono un documento - prima cartaceo e poi divenuto digitale e telematico - che deve essere redatto e trasmesso alla Polizia di Stato per comunicare, giornalmente (ed entro 24 ore dal loro arrivo), le generalità degli ospiti della propria struttura ricettiva. 
L’invio delle schedine alloggiati, pertanto, è obbligatorio. Il suo mancato adempimento può comportare una multa sino 206 euro, così come sancito dall’articolo 109 del Testo unico delle Leggi di Pubblica sicurezza e ribadito dal Decreto Legge n. 113 del 2018 all’articolo 19 bis -, che, inequivocabilmente, recita che:

[...] i gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive,comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonché i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere, ivi compresi i gestori di strutture di accoglienza non convenzionali, ad eccezione dei rifugi alpini inclusi in apposito elenco istituito dalla regione o dalla provincia autonoma, debbano comunicare giornalmente all’autorità di pubblica sicurezza l’arrivo delle persone alloggiate, mediante consegna di copia della scheda o comunicazione, anche con mezzi informatici, secondo modalità stabilite con decreto del Ministero Interno. I gestori che non provvedevano alla comunicazione delle persone alloggiate erano soggetti all’applicazione di una sanzione penale.

Dove inviare le schedine alloggiati: il nuovo Portale Alloggiati Web
Se fino al 2006 l’invio delle generalità degli ospiti doveva avvenire manualmente e per via cartacea attraverso la compilazione di un template predefinito (la schedina, appunto), da quell’anno, la Polizia di Stato ha rilasciato il Portale Alloggiati Web, una piattaforma che ha informatizzato l’invio delle schedine (che hanno conservato il loro nome) per via digitale e telematica rendendolo più agile e veloce.

A Gennaio 2022 il Portale Alloggiati ha assunto poi nuova veste, tanto che si è parlato di Nuovo Portale Alloggiati (nel link precedente ti abbiamo lasciato un’utile guida per conformarsi ai cambiamenti avvenuti con il suo ultimo aggiornamento). Rispetto alla versione precedente, le novità sono 2:

  1.  La modalità di accesso all’Area Personale della piattaforma che vede la sostituzione del vecchio Certificato digitale con un nuovo Codice di Sicurezza

  2. L’obbligatorietà per gli host di comunicare entro sei ore le generalità degli ospiti che soggiornano meno di 24 ore in struttura, che è stata istituita dal Decreto n. 246 del 14 ottobre 2021 Quali sono i dati obbligatori da inoltrare alla questura

Sia che tu decida di inviare manualmente le tue schedine attraverso il Portale, sia che tu abbia deciso di affidarti a una soluzione terza che possa automatizzare l’invio delle schedine, i dati da comunicare al Portale saranno sempre i seguenti:
 
  • Nome e Cognome

  • Data di arrivo

  • Sesso

  • Data e luogo di nascita

  • Cittadinanza

  • Luogo di Residenza

  • Indirizzo di Residenza

  • Tipo di documento

  • Numero Documento
    Luogo di rilascio del documento

  • Tipo di Alloggiato (capo famiglia, capogruppo, ospite singolo)
 

​​​​​​​​​​​​​​Invio schedine alloggiati automatico: come fare
E’ evidente che dover ogni volta compilare le proprie schedine a mano e inviarle alla Polizia di Stato è un processo decisamente macchinoso - e, diciamocelo, anche noioso. Un processo che, però - come abbiamo visto - è obbligatorio e inevitabile se non si vuole rischiare di incorrere in fastidiose sanzioni.
La soluzione che la maggior parte dei gestori e dei property manager predilige nel 2022, è quella di affidarsi a software gestionali che facciano risparmiare tempo, automatizzando l’invio delle schedine.

Tra le diverse proposte presenti sul mercato, Octorate rappresenta certamente una valida alternativa. Oltre ad offrire prodotti come Booking Engine, Channel Manager e PMS il Self Check-in di Octorate, attraverso il collegamento diretto con il Portale, è in grado di comunicare alla Polizia automaticamente le generalità dei tuoi ospiti, rispettando le tempistiche e le modalità di quanto stabilito dal nuovo decreto del 14 Ottobre 2021 (per sincronizzare il gestionale e il Portale, basterà infatti inserire la nuova Web Key che viene fornita nella Area Personale del Nuovo Portale Alloggiati). 

Con questo servizio, inoltre, potrai:

  • Gestire l’invio della schedina con pochi click direttamente dal check-in dell’ospite

  • Monitorare lo storico delle schedine inviate

  • Tenere costantemente sotto controllo lo stato dell’invio

  • Scaricare la lista delle schedine inviate

In conclusione, è obbligatorio inviare tutte le informazioni legate agli ospiti ogni volta che si effettua un check in ma, grazie a dei software gestionali sarai in grado di gestire tutta la burocrazia in modo semplice ed estremamente intuitivo. 

Hai bisogno di maggiori info su cosa sia il Portale Alloggiati?
Ecco per te un articolo dedicato 



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